Ich erkläre dir, wie du endlich deine Unterlagen richtig sortierst. Als Ordnungscoach kenne ich die große Herausforderung “Papierstapel” nur zu gut. Mit diesem System sorgst du langfristig für Ordnung beim Papierkram.
Die wichtigste Regel für gut sortierte Unterlagen
Regel Nr. 1: Es gibt keine losen Blätter.
Niemals. Kein Blatt flattert durch die Gegend, wird irgendwo dazwischen gequetscht und verschwindet womöglich. Und ist nicht mehr auffindbar, wenn man es schnell braucht. Unterlagen haben genau zwei Orte, an denen sie lagern: Sie liegen in der Ablage oder in einem Ordner.
Die Ablage
Als Ablage eignet sich
- Dokumentenablage
- Schublade
- Kiste
- Stehsammler
- Mappe
An diesen Ort kommen alle Unterlagen, die noch bearbeitet werden müssen:
- offene Rechnungen
- Formulare, die ausgefüllt und zurückgesendet werden müssen
- Briefe, zu denen du noch Rückfragen hast
Regel Nr. 2: Kein Brief wandert nach dem Öffnen zurück in seinen Umschlag.
Sondern er kommt in die Ablage. Briefumschläge werden sofort weggeworfen.
Wenn die akuten Unterlagen bearbeitet wurden hast du zwei Möglichkeiten: Du heftest sie nach der Bearbeitung sofort in den passenden Ordner. Oder du sammelst und heftest einmal die Woche oder einmal im Monat alles ab. Überlege was für dich am besten funktioniert und dann halte dich daran.
Der richtige Ordner um Unterlagen zu sortieren
Für Ordner eignen sich am besten der klassische Aktenordner, auch Ringordner oder Leitz-Ordner genannt. Er ist perfekt für DinA 4 Zettel und hat üblicherweise eine Rückenbreite von 8 cm. Auf dem Ordnerrücken gibt es ein Etikett zur Beschriftung. Und ein Tippklemmer, den man nach der Nutzung schließt, so dass alle Unterlagen fest im Ordner fixiert sind.
Diese Aktenordner sind sehr stabil, lassen sich gut lagern. Es lassen sich schnell Blätter hinzufügen oder entfernen. Man kann ihn zu wichtigen Terminen auch mitnehmen. Die Ordner müssen übrigens nicht in einem langweiligen Anwaltsschwarz sein. Es gibt Ringbuchordner auch in türkis, rosa, gelb oder deiner Lieblingsfarbe. Die Investition in neue, schöne Ordner lohnt sich, weil du sie dann lieber in die Hand nimmst. Unterlagen zu sortieren verliert damit ein bisschen seinen Schrecken. Und schöne Ordner sehen in einem offenen Regal sogar ansprechend aus!
Unterlagen sortieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Du brauchst einen großen Tisch oder Platz auf dem Fußboden.
Das Zubehör
- Aktenordner
- Trennblätter oder ein Register (alphabetisch oder mit Farben)
- Klarsichthüllen
- Tacker
- Locher
- Aktenvernichter
- Papier-Eimer
Wenn du keinen Aktenvernichter hast, kannst du dir aus dem Büro oder von Freunden oder Nachbarn einen leihen.
Dokumente wegwerfen oder behalten?
Jetzt legst du alle Unterlagen vor dich. Und fängst an: Jedes Blatt in die Hand nehmen und entscheiden: Behalten oder wegwerfen.
Sortiere großzügig aus. Entwickle keine emotionale Bindung an Papier.
Wenn du dich jetzt fragst: “Wie lange muss man private Unterlagen eigentlich aufbewahren?”, gibt es dazu Tipps bei der Verbraucherzentrale.
Ordnerkategorien
Unterlagen, die du behalten möchtest, sortierst du direkt in folgende Kategorien. Am besten schreibst du jede Kategorie auf einen Zettel oder Klebestreifen und fängst an Stapel zu machen.
Die Kategorien sind:
- Gesundheit
- Steuer
- Haus / Wohnung
- Versicherungen
- Beruf
- Studium / Ausbildung
- Einkäufe (Rechnungen, Anleitungen)
- Kind A, B, C
Unterkategorien sind natürlich möglich.
Wenn du die Unterlagen in Stapel sortiert hast, siehst du wie viel Platz sie im Ordner brauchen werden. Jetzt kannst du entscheiden, welche Unterlagen sich einen Ordner teilen können. Idealerweise wenn sie sich thematisch ähneln oder im Alphabet nacheinander kommen. Der Ordnerrücken wird beschriftet.
Unterlagen in Ordner sortieren
Als letzten Schritt gehst du jeden Stapel durch und
- tackerst mehrseitige Briefe an der linken Ecke zusammen
- lochst alle Seiten
- sortierst sie chronologisch ein: Das ältere Datum nach unten, das neuere immer von oben auflegen.
Achtung: Ordner nicht mit Papieren voll quetschen. Denn auch in Zukunft wird ja Post eintrudeln. Also lasse mindestens einen Fingerbreit Platz.
Jetzt kommen alle Ordner in das Bücherregal oder in einen Aktenschrank.
Herzlichen Glückwunsch, du hast jetzt richtig gut sortierte Unterlagen!
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Christin Köppen
Professional Organizer in Berlin